Argo Gecodoc

e' un sistema di gestione documentale web-based integrato, realizzato per l'archiviazione elettronica su spazio cloud storage illimitato e la conservazione a norma dei documenti informatici, volto ad agevolare il processo di digitalizzazione in atto secondo quanto previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale (art.44), garantendo le caratteristiche di autenticita', integrita', affidabilita', leggibilita' e reperibilita' dei documenti informatici.


In particolare il sistema consente:


  • L'organizzazione dei documenti in cartelle e fascicoli / sottofascicoli
  • La gestione dei collegamenti tra documenti (in modo da ricostruire la sequenzialita' logica e temporale tra i documenti)
  • Di avere la massima sicurezza dei processi lavorativi
  • L'accesso differenziato alle risorse in base al profilo degli utenti e ai loro uffici di appartenenza
  • L'integrazione con le altre applicazioni Argo, per consentire l'acquisizione diretta di dati con i seguenti applicativi
    • Alunni web:
      • Creazione automatica dei fascicoli degli alunni e dei dipendenti
      • Importazione anagrafica degli alunni, dei docenti, dei genitori
      • Importazione delle pagelle scolastiche e archiviazione nel relativo fascicolo personale dell'alunno, con possibilita' di creazione automatica del fascicolo qualora non sia stato precedentemente creato.
    • Bilancio web:
      • Importazione anagrafica dati relativi ai fornitori
      • Creazione automatica dei fascicoli contabili relativi alle voci di entrata e di uscita di un determinato esercizio finanziario.
      • Ricezione automatica dei documenti contabili (modelli di previsione, consuntivo ecc.)
  • La trasmissione degli atti ad Albo Pretorio On-line e/o Amministrazione Trasparente per la successiva pubblicazione.
  • Di inviare il documento ad una delle bacheche di Scuolanext (Docenti; pubblica; Scuola; Classe; Docenti Classe).
  • Il sistema include le funzioni di protocollazione e gestione del protocollo informatico in conformita' al DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi del Codice dell'Amministrazione Digitale (D. L. n. 82 del 2005).
  • la parametrizzazione fino a 5 caselle di posta elettronica (tra peo e pec) utilizzate dall'istituzione scolastica, e di definire per ciascuna casella gli utenti abilitati alla consultazione della posta. In questo modo gli utenti abilitati possono importare all'interno del sistema le mail di interesse ed assegnarle agli uffici di pertinenza.
  • L’invio di un documento per email a uno o piu destinatari sia per competenza che conoscenza, con la possibilità di inserire un testo di accompagnamento
  • L’ eliminazione singola o cumulativa di mail che non si intende importare nel sistema di gestione documentale
  • La funzione di importazione delle fatture elettroniche, in qualsiasi formato disponibile (p7m, zip, xml) consente di caricare nel sistema le fatture elettroniche precedentemente scaricate dal SIDI, gestendo in automatico l'acquisizione di tutti i dati in esse contenuti.
  • La funzione di firma remota integrata di ARUBA OTP con display consente di firmare digitalmente i documenti senza obbligare l'utente a installare software di firma o collegare dispositivi al computer.
  • La gestione dei Repertori di numero illimitato in base alle esigenze della scuola. Ad ogni documento inserito all’interno del Repertorio verrà attribuito un progressivo di registrazione per anno solare. E’ possibile effettuare la stampa di tutti i documenti associati al repertorio.
  • La gestione degli accessi ai documenti in ottemperanza alla Delibera n. 1309 del 28 Dicembre 2016 dell'ANAC. L’operatore potrà indicare se si tratta di una richiesta di accesso Civico, accesso documentale o accesso generalizzato. Alla chiusura della pratica sarà obbligatoria la compilazione dell’Esito (accolta, parzialmente accolta, respinta).E’ prevista una stampa delle Richieste di Accesso ai documenti.
  • La possibilità di creare una serie di modelli di documenti di uso frequente nella gestione documentale delle scuole (es.contratto, decreto, certificato, ecc.) che una volta parametrizzati attraverso l’indicazione dell’origine (E/I), della classificazione, della tipologia documentale e degli uffici interessati a tali documenti, permetteranno in fase di creazione del documento di avere già compilati i campi precedentemente indicati nel modello scelto.
  • La gestione del workflow dei documenti, con l'individuazione delle azioni da svolgere per ognuno di essi (es. protocollazione, firma del ds, invio ad albo....ecc.) man mano che verranno effettuate le azioni previste nel workflow, queste saranno visualizzate come eseguite fino al completamento del workflow e quindi alla sua chiusura.

Arricchito con il servizio di Conservazione a norma dei documenti informatici (acquistabile separatamente) Gecodoc gestisce il flusso documentale in maniera completa

  • In conformita' al dettato normativo (DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici), il processo di conservazione e' affidato ad un Ente conservatore accreditato presso AgID, che ricopre il ruolo di Responsabile del servizio di conservazione.
  • Il sistema consente di effettuare l'invio in conservazione sia di singoli documenti che di interi fascicoli.
  • L'esibizione a norma dei documenti viene effettuata all'interno della piattaforma Argo, grazie alle sue funzioni di ricerca dei documenti conservati.

Partnership Argo e AICA

Argo Software per incoraggiare, sostenere e accompagnare la Governance della Scuola nel processo, ormai non piu' rinviabile, di digitalizzazione della complessa macchina amministrativa, ha stipulato un accordo con AICA - Associazione Italiana per l'Informatica ed il Calcolo Automatico finalizzato a erogare corsi di formazione e certificazione di Informatica Giuridica. Il programma di formazione e certificazione e' specifico per il mondo della Scuola, attraverso riferimenti specifici ai software gestionali ARGO e al loro utilizzo pratico, individua e definisce un ventaglio di modelli organizzativi replicabili nelle Scuole .

Requisiti minimi di sistema per i programmi web Argo

I software Argo distribuiti in modalita' SaaS (software as a service) sono realizzati utilizzando le piu' recenti tecnologie per il web. Pur essendo utilizzabili su qualsiasi dispositivo dotato di un browser in grado di interpretare correttamente javascript, per usufruire pienamente dell'elevato grado di usabilita' , pari a quello di una tradizionale applicazione Windows in architettura client-server, e' consigliabile utilizzare un hardware aventi le seguenti caratteristiche minime:

  • CPU Atom N270 1,6 Ghz
  • 1 Gb RAM libera
  • Risoluzione schermo >= 1024x768 pixel

Sistemi operativi compatibili:

  • Microsoft Windows XP o sup.
  • Apple Mac OS X >= 10.5
  • Distribuzione GNU/Linux con kernel >= 2.6
  • N.B. Alcune applicazioni potrebbero richiedere la presenza dell'ambiente runtime Java

Browser:

  • Mozilla Firefox >= versione 10
  • Google Chrome >= versione 30

Connettivita' :

  • Adsl con banda garantita: >= a 256 Kbps (per 10 utenti)
  • Latenza di rete: inferiore ai 50ms e comunque non superare i 100ms
  • jitter: non superare i 10ms
  • tasso di perdita dei pacchetti (packet loss rate) : pari a 0%

Le caratteristiche ottimali sono le seguenti

  • CPU i5 4440S
  • 2 Gb RAM libera
  • Risoluzione schermo >= 1920x1080pixel

Sistemi operativi compatibili:

  • Microsoft Windows 7 o sup.
  • Apple Mac OS X >= 10.7
  • Distribuzione GNU/Linux con kernel >= 2.6
  • N.B. Alcune applicazioni potrebbero richiedere la presenza dell'ambiente runtime Java

Browser:

  • Mozilla Firefox >= versione 10
  • Google Chrome >= versione 30

Connettivita' :

  • Adsl con banda garantita: >= a 1 Mbps (per 10 utenti)
  • Latenza di rete: inferiore ai 50ms
  • jitter: non superare i 10ms
  • tasso di perdita dei pacchetti (packet loss rate) : pari a 0%

Requisiti di sistema per i programmi client-server

  • Sistema operativo: MS Windows XP Service Pack 3 / 2003 / Vista / 7 / 8 / 2008 /2012
  • Processore a 32 bit (x86) o a 64 bit (x64) da 2 GHz o piu' veloce
  • RAM: almeno 1 GB (sistemi 32 bit) o 2 GB (sistemi 64 bit)
  • Hard disk con almeno 300 MB disponibili
  • Monitor con risoluzione 1024 x 768 punti o superiore con almeno 65.536 colori a 16 bit
  • Drive CD-ROM

Note importanti:

  • Per poter operare correttamente in un sistema a 64 bit i nostri programmi basati sulla piattaforma Windows necessitano del programma Sybase SQL Anywhere versione 8.0.2.3601 o superiore; utilizzando la versione SQL 8.0.2, anche se non ufficialmente supportata da sistemi operativi successivi a Windows 2003, fino ad oggi, non abbiamo riscontrato problemi di funzionamento.
  • Nei sistemi operativi a 64 bit e' necessario eseguire l'installazione del Sybase come "Amministratore"
  • (tasto destro sul file di setup, poi cliccare su "Esegui come amministratore").
  • L'apertura del Sybase Central e dell'utility Argo "Configuratore connessioni database" e' necessario che sia eseguita come "Amministratore" (tasto destro, poi cliccare su "Esegui come amministratore").